Cum Să Facturezi ca Freelancer în România: Ghid Complet pentru Începători
Tot ce trebuie să știi despre facturare ca freelancer: ce formă juridică să alegi, ce trebuie să conțină factura, când devii plătitor de TVA și cum să eviți problemele.
Puncte cheie din acest articol
- Pentru a factura legal, ai nevoie de o formă juridică: PFA, SRL sau Întreprindere Individuală
- Factura trebuie să conțină elemente obligatorii: date emitent/client, descriere servicii, valoare, TVA
- Devii plătitor de TVA când depășești 300.000 RON cifră de afaceri/an sau poți opta voluntar
- Termenele de plată trebuie specificate în contract pentru a evita întârzierile
Primul pas: Ai nevoie de o formă juridică
Înainte să poți emite prima factură, trebuie să ai o formă juridică înregistrată. Ca persoană fizică simplă, nu poți emite facturi pentru activitate regulată de freelancing.
Cele mai comune opțiuni pentru freelanceri în România sunt PFA (Persoană Fizică Autorizată) și SRL (Societate cu Răspundere Limitată). Fiecare are avantaje și dezavantaje.
PFA vs SRL: Ce să alegi?
PFA (Persoană Fizică Autorizată)
Avantaje:
- Costuri de înființare mici (~200-500 RON)
- Contabilitate simplificată
- Impozit 10% pe venitul net
- Nu necesită capital social
Dezavantaje:
- Răspunzi cu averea personală
- Contribuții sociale obligatorii
- Limite la angajarea de personal
Recomandat pentru: Freelanceri la început, venituri sub 100.000 EUR/an
SRL (Societate cu Răspundere Limitată)
Avantaje:
- Răspundere limitată la capitalul social
- Credibilitate mai mare pentru clienți mari
- Poți angaja nelimitat
- Optimizări fiscale posibile
Dezavantaje:
- Costuri de înființare mai mari (~1.500-3.000 RON)
- Contabilitate obligatorie completă
- Impozit pe profit + impozit pe dividende
Recomandat pentru: Venituri mari, proiecte cu risc, dorești să angajezi
Sfat: Dacă abia începi și ai venituri sub 50.000 EUR/an, PFA este de obicei alegerea optimă. Poți trece ulterior la SRL când crești.
Ce trebuie să conțină factura
O factură validă fiscal trebuie să conțină anumite elemente obligatorii. Lipsa lor poate duce la invalidarea facturii și probleme cu ANAF.
| Element | Obligatoriu | Detalii |
|---|---|---|
| Seria și numărul facturii | Format: ABC001, ABC002 etc. Seria identifică emitentul, numărul este secvențial. | |
| Data emiterii | Data la care este emisă factura. Trebuie să fie în aceeași lună cu prestarea serviciului sau în max. 15 zile. | |
| Datele emitentului | Denumire, CUI/CNP, adresă, telefon, email, cont bancar. | |
| Datele clientului | Denumire, CUI (pentru companii), adresă. | |
| Descrierea serviciilor | Ce servicii au fost prestate. Trebuie să corespundă cu ce e în contract. | |
| Cantitate și preț unitar | Cantitatea (ore, zile, bucăți) și prețul per unitate. | |
| Valoarea totală | Suma totală de plată, cu și fără TVA (dacă e cazul). | |
| TVA (dacă ești plătitor) | Recomandat | Cota TVA (19% standard) și valoarea TVA. Dacă nu ești plătitor: "TVA la încasare" sau nimic. |
| Termenul de plată | Recomandat | Data până la care trebuie plătită factura. Recomandat: 15-30 zile. |
| Contul bancar | Recomandat | IBAN-ul în care să fie făcută plata. |
TVA pentru freelanceri: Când și cum
TVA (Taxa pe Valoarea Adăugată) este una dintre cele mai confuze părți ale facturării. Iată ce trebuie să știi:
Cifra de afaceri sub 300.000 RON/an
Obligații: Nu ești obligat să fii plătitor de TVA. Poți opta voluntar.
Facturare: Facturile nu conțin TVA. Scrii "Neplatitor de TVA" sau nimic.
Cifra de afaceri peste 300.000 RON/an
Obligații: Devii obligatoriu plătitor de TVA. Trebuie să te înregistrezi în 10 zile.
Facturare: Facturile conțin TVA 19%. Depui deconturi lunare/trimestriale.
Servicii către UE (B2B)
Obligații: Reguli speciale: taxare inversă. Clientul plătește TVA în țara lui.
Facturare: Factură fără TVA cu mențiunea "Taxare inversă conform art. 196 Dir. 2006/112/CE".
Servicii către persoane fizice din UE
Obligații: Se aplică TVA din România (19%) în majoritatea cazurilor.
Facturare: Facturi cu TVA 19% inclus.
Atenție la plafonul de TVA
Monitorizează cifra de afaceri. Când te apropii de 300.000 RON/an, pregătește-te să devii plătitor de TVA. Depășirea plafonului fără înregistrare poate atrage amenzi.
Facturare în euro sau altă valută
Mulți freelanceri lucrează cu clienți din străinătate și încasează în euro sau dolari. Iată ce trebuie să știi:
Reguli pentru facturare în valută:
- Poți emite facturi în orice monedă - euro, dolari, lire etc.
- Contabilitatea în lei - indiferent de moneda facturii, contabilitatea se ține în RON.
- Curs BNR - pentru conversie se folosește cursul BNR din data facturii sau încasării.
- Cont în valută - recomandat să ai un cont bancar în euro pentru a evita comisioanele de conversie.
Sfat: Specifică în contract moneda și că plata se face la cursul BNR din ziua plății. Asta te protejează de fluctuațiile valutare.
Termene de plată: Ce să negociezi în contract
Termenul de plată este una dintre cele mai importante clauze pe care trebuie să le stabilești în contract. Iată ce opțiuni ai:
| Termen | Când să-l folosești |
|---|---|
| 7 zile | Proiecte mici, clienți de încredere |
| 15 zile | Standard pentru freelanceri |
| 30 zile | Clienți corporativi, proiecte mari |
| 45-60 zile | Corporații mari, proiecte guvernamentale |
Sfaturi pentru termene de plată:
- • Cere avans 30-50% la proiecte mari
- • Include penalități de întârziere în contract (0.1-0.5%/zi)
- • Pentru clienți noi, preferă termene scurte (7-15 zile)
- • Nu începe munca fără contract semnat cu termene clare
Legătura dintre contract și factură
Contractul și factura trebuie să fie consistente. Iată ce trebuie să se potrivească:
Ce trebuie să corespundă:
- Descrierea serviciilor din factură = obiectul contractului
- Prețul facturat = prețul din contract
- Datele părților identice în ambele documente
- Termenul de plată din factură conform contractului
Sfat: Cu QuickContract, datele tale și ale clienților sunt salvate. Când generezi contractul, asigură-te că aceleași date apar și în facturi.
Concluzie
Facturarea ca freelancer nu este complicată odată ce înțelegi regulile de bază: alege forma juridică potrivită, emite facturi cu toate elementele obligatorii și ține evidența pentru TVA.
Cel mai important: tot ce facturezi trebuie să aibă la bază un contract. Contractul stabilește ce servicii prestezi, la ce preț și în ce termene se face plata. Factura doar oficializează fiscal această înțelegere.
Cu QuickContract, poți genera contracte profesionale care includ toate detaliile necesare pentru o facturare corectă.
Întrebări frecvente despre facturare
Pot factura fără PFA sau SRL?
Tehnic, poți primi plăți ca persoană fizică pentru activități ocazionale, dar acestea sunt impozitate diferit și nu poți emite facturi. Pentru activitate regulată de freelancing, ai nevoie obligatoriu de o formă juridică (PFA, SRL sau II).
Când trebuie să emit factura?
Factura trebuie emisă în maxim 15 zile de la data prestării serviciului sau de la data la care serviciul trebuia prestat conform contractului. Ideal, emite factura imediat după finalizarea lucrării.
Pot factura în euro pentru clienți din România?
Da, poți emite facturi în euro și pentru clienți din România. Clientul va plăti în euro sau contravaloarea în lei la cursul BNR din ziua plății. Specifică în contract moneda și cursul de referință.
Ce se întâmplă dacă clientul nu plătește factura?
Poți percepe penalități de întârziere (dacă sunt prevăzute în contract), trimite somații, și în ultimă instanță, acționa în instanță. Un contract bine redactat cu termene clare te protejează.
Trebuie să păstrez facturile emise?
Da, ești obligat să păstrezi facturile și documentele contabile timp de 10 ani. Poți păstra copii electronice (PDF) dacă respectă cerințele de arhivare.
Cum calculez penalitățile de întârziere?
Penalitățile se stabilesc în contract, de obicei 0.1%-0.5% pe zi de întârziere. Dacă nu sunt specificate în contract, se aplică dobânda legală (actualizată periodic de BNR).